Antworten zu Beratungsablauf, Softwareauswahl, Datenmigration und DSGVO.
Ein Projekt gliedert sich in vier Phasen. Zunächst findet eine Analyse statt, in der die aktuelle Situation des Vereins erfasst wird. Darauf folgt die Konzeptphase mit Softwareauswahl und Migrationsplanung. Die Umsetzungsphase umfasst Systemeinrichtung, Datenmigration und DSGVO-Dokumentation. Abgeschlossen wird das Projekt mit Schulungen und einer Nachbetreuungsphase.
Jede Phase endet mit einem schriftlichen Ergebnis, das mit dem Vorstand abgestimmt wird.
Die Projektdauer hängt von der Größe des Vereins, dem Zustand der vorhandenen Daten und der Verfügbarkeit des Vorstands ab. Ein typisches Projekt dauert zwischen sechs und zwölf Wochen. Kleinere Vereine mit überschaubaren Datenmengen können schneller abgeschlossen werden. Vereine mit komplexen Strukturen oder umfangreichen Datenbeständen benötigen mehr Zeit.
Das Erstgespräch ist kostenfrei. Es dient dazu, die Situation des Vereins zu verstehen und zu prüfen, ob und wie eine Zusammenarbeit sinnvoll gestaltet werden kann. Im Anschluss erhalten Interessenten eine schriftliche Einschätzung und ein Angebot.
Ja. Das Leistungsangebot richtet sich an Vereine jeder Größe, von kleinen Sportvereinen mit wenigen Dutzend Mitgliedern bis zu größeren gemeinnützigen Organisationen. Der Projektumfang wird an die jeweilige Situation angepasst.
Es gibt keine pauschale Empfehlung. Die passende Software hängt von den Anforderungen des Vereins ab. Systeme wie ClubDesk, easyVerein, Vereinsflieger oder Vereinonline haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Tavirqixai Digital bewertet Optionen anhand der spezifischen Anforderungen des jeweiligen Vereins.
Nein. Tavirqixai Digital ist herstellerneutral und erhält von keinem Softwareanbieter Provisionen oder Vergütungen. Empfehlungen basieren ausschließlich auf der Eignung für den jeweiligen Verein.
Die Kosten für Vereinssoftware variieren stark je nach Anbieter, Funktionsumfang und Mitgliederzahl. Viele Anbieter berechnen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren, die sich nach der Anzahl der verwalteten Mitglieder richten. Für eine belastbare Kostenschätzung ist eine Anforderungsanalyse notwendig.
Bestehende Mitgliederdaten werden strukturiert in das neue System übernommen. Vor der Migration werden die Daten analysiert, bereinigt und in das Format der neuen Software überführt. Das Altsystem bleibt während der Übergangsphase erhalten und wird erst nach erfolgreicher Prüfung der migrierten Daten abgelöst.
Ja. Excel ist eines der häufigsten Ausgangsformate. Tavirqixai Digital analysiert die Tabellenstruktur, entwickelt ein Feldmapping und überführt die Daten in das Zielformat. Auch Access-Datenbanken, ältere Vereinssoftware und andere Formate können migriert werden.
Ja. Vereine verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Mitglieder und unterliegen damit der Datenschutz-Grundverordnung, unabhängig von ihrer Größe oder gemeinnützigen Ausrichtung. Die DSGVO gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist ein Dokument, das beschreibt, welche personenbezogenen Daten der Verein zu welchen Zwecken verarbeitet, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange die Daten gespeichert werden. Es ist nach Art. 30 DSGVO für die meisten Organisationen verpflichtend.
Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten hängt von der Art und dem Umfang der Datenverarbeitung ab. Für die meisten kleinen und mittleren Vereine besteht keine gesetzliche Pflicht. Tavirqixai Digital klärt im Rahmen der DSGVO-Beratung, ob ein Datenschutzbeauftragter notwendig oder sinnvoll ist.