Von der Softwareauswahl bis zur DSGVO-konformen Einrichtung. Tavirqixai Digital begleitet Vereine durch jeden Schritt der Digitalisierung ihrer Mitgliederverwaltung.
Viele Vereine führen Mitgliederdaten noch in Tabellenkalkulationen oder veralteten Programmen. Die Umstellung auf moderne Vereinssoftware ist technisch und organisatorisch anspruchsvoll. Tavirqixai Digital übernimmt die Planung, Auswahl und Umsetzung dieses Prozesses.
Das Leistungsspektrum umfasst die Analyse bestehender Strukturen, die Auswahl passender Software, die Migration von Mitgliederdaten, die Einrichtung von Online-Zahlungsprozessen sowie Schulungen für Vorstand und Verwaltungsteam.
Alle Leistungen im Überblick
Analyse der Vereinsstruktur und Anforderungen. Vergleich geeigneter Vereinsverwaltungslösungen wie ClubDesk, Vereinsflieger, easyVerein oder Vereinonline. Entscheidungsvorlage für den Vorstand.
DetailsStrukturierte Überführung bestehender Mitgliederdaten aus Excel, Access oder Altsystemen in die neue Software. Datenbereinigung, Feldmapping und Qualitätsprüfung vor dem Import.
DetailsEinrichtung von SEPA-Lastschriftmandaten und Online-Zahlungsschnittstellen. Anbindung an das Vereinskonto, Testläufe und Dokumentation der Zahlungsprozesse.
DetailsPrüfung der datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Mitgliederverwaltung. Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen, Einwilligungsformularen und Datenschutzhinweisen für Mitglieder.
DetailsPraxisorientierte Schulungen für Vorstand und Verwaltungsteam. Themen: Systemnutzung, Mitgliederpflege, Abrechnungsprozesse und laufende DSGVO-Compliance.
DetailsAm Anfang steht eine gründliche Analyse der aktuellen Situation. Wie sind Mitgliederdaten gespeichert? Welche Prozesse laufen manuell? Welche Anforderungen stellt der Verein an eine neue Lösung?
Die Analyse umfasst ein strukturiertes Interview mit dem Vorstand, die Sichtung vorhandener Datensätze und die Dokumentation von Arbeitsabläufen. Ergebnis ist ein schriftliches Anforderungsprofil, das als Grundlage für alle weiteren Schritte dient.
Auf Basis des Anforderungsprofils werden passende Softwarelösungen geprüft und verglichen. Kriterien sind Funktionsumfang, Kosten, Datenschutzkonformität, Benutzerfreundlichkeit und Supportqualität.
Das Migrationskonzept beschreibt, wie Daten aus dem Altsystem übernommen werden: Feldmapping, Datenbereinigung, Testmigration und finale Übernahme. Der Zeitplan wird mit dem Vorstand abgestimmt.
Die neue Software wird eingerichtet und nach den Anforderungen des Vereins konfiguriert. Mitgliederdaten werden bereinigt, transformiert und importiert. Zahlungsschnittstellen werden eingerichtet und getestet.
Nach der Migration erfolgt eine Qualitätsprüfung aller übernommenen Daten. Erst nach Freigabe durch den Vorstand wird das Altsystem abgelöst.
Nach der Einführung werden Vorstand und Verwaltungsteam im Umgang mit der neuen Software geschult. Schulungen finden vor Ort oder per Videokonferenz statt und werden auf den Kenntnisstand der Teilnehmenden abgestimmt.
Im Anschluss steht eine Nachbetreuungsphase zur Verfügung, in der Fragen beantwortet und kleinere Anpassungen vorgenommen werden können.
Ein erstes Gespräch klärt, welche Lösung zum Verein passt und welche Schritte sinnvoll sind. Kein Aufwand, keine Verpflichtung.
Antwort innerhalb von zwei Werktagen. Erstgespräch kostenfrei.
Tavirqixai Digital besteht aus Fachleuten mit Erfahrung in Vereinsverwaltung, Datenschutz und digitaler Transformation.
Begleitet Vereine von der Anforderungsanalyse bis zur Systemeinführung. Schwerpunkt: Softwareauswahl und Datenmigration.
Zuständig für datenschutzrechtliche Aspekte der Mitgliederverwaltung. Erstellt Verarbeitungsverzeichnisse und Datenschutzdokumentationen.
Entwickelt und leitet Schulungsprogramme für Vorstände und Verwaltungsteams. Erfahrung mit Vereinen unterschiedlicher Größe und Struktur.
Richtet SEPA-Lastschriftverfahren und Online-Beitragseinzug ein. Koordiniert die Anbindung an Vereinskonten und Buchhaltungssoftware.
Jedes Projekt folgt einem klaren Ablauf mit definierten Phasen, Meilensteinen und Ergebnisdokumenten.
Softwareempfehlungen basieren auf Anforderungen des Vereins, nicht auf Provisionen oder Herstellerbeziehungen.
DSGVO-Anforderungen sind kein Nachgedanke, sondern fester Bestandteil jedes Projektschritts.