Fünf Leistungsbereiche für die digitale Transformation der Vereinsverwaltung.
Die Auswahl der richtigen Software ist die wichtigste Entscheidung im Digitalisierungsprojekt. Eine falsche Wahl führt zu Mehraufwand, Frustration und weiteren Migrationskosten. Tavirqixai Digital begleitet diesen Auswahlprozess systematisch.
Zunächst werden die Anforderungen des Vereins erfasst: Mitgliederzahl, Vereinsstruktur, benötigte Funktionen (Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Buchhaltungsanbindung, Eventmanagement), technische Infrastruktur und Budget. Auf dieser Basis wird eine Auswahl geeigneter Lösungen zusammengestellt und bewertet.
Zu den regelmäßig geprüften Systemen gehören ClubDesk, easyVerein, Vereinsflieger, Vereinonline, Campai und weitere. Die Bewertung erfolgt anhand einer strukturierten Matrix, die dem Vorstand als Entscheidungsgrundlage dient.
Mitgliederdaten liegen in vielen Vereinen in heterogenen Formaten vor: Excel-Tabellen mit unterschiedlicher Struktur, Access-Datenbanken, ältere Vereinssoftware oder auch papierbasierte Listen. Die Migration in ein neues System erfordert sorgfältige Vorbereitung.
Tavirqixai Digital analysiert die vorhandenen Daten, identifiziert Qualitätsprobleme (Duplikate, fehlende Pflichtfelder, inkonsistente Formatierung) und entwickelt ein Bereinigungskonzept. Das Feldmapping beschreibt, wie Daten aus dem Altsystem in die Struktur der neuen Software übertragen werden.
Nach einer Testmigration mit Stichprobenprüfung erfolgt die finale Übernahme. Der Verein erhält eine Dokumentation des Migrationsprozesses und eine Übersicht der übernommenen Datensätze.
Der automatisierte Einzug von Mitgliedsbeiträgen per SEPA-Lastschrift reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Die Einrichtung erfordert jedoch technisches Know-how, eine korrekte Mandatsverwaltung und die Anbindung an das Vereinskonto.
Tavirqixai Digital richtet SEPA-Lastschriftmandate in der Vereinssoftware ein, konfiguriert die Zahlungsintervalle und -beträge entsprechend der Beitragsordnung und testet den gesamten Zahlungsablauf vor dem ersten Einzug. Die Anbindung an gängige Vereinskonten und Buchhaltungssoftware (z.B. WISO, Lexware) wird geprüft und dokumentiert.
Mitglieder erhalten bei Bedarf einen strukturierten Prozess zur Abgabe ihrer SEPA-Mandate, der datenschutzkonform gestaltet ist.
Vereine verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Mitglieder und unterliegen damit der Datenschutz-Grundverordnung. Die Einführung einer neuen Mitgliederverwaltungssoftware ist ein geeigneter Zeitpunkt, die datenschutzrechtliche Situation des Vereins zu überprüfen und zu dokumentieren.
Tavirqixai Digital erstellt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) für die Mitgliederverwaltung, prüft die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung und erstellt datenschutzkonforme Einwilligungsformulare sowie Datenschutzhinweise für Mitglieder.
Darüber hinaus werden Auftragsverarbeitungsverträge mit dem Softwareanbieter geprüft und bei Bedarf initiiert. Der Vorstand wird über seine datenschutzrechtlichen Pflichten informiert.
Die technische Einführung einer neuen Software ist nur dann nachhaltig, wenn die Personen, die sie täglich nutzen, sicher damit umgehen können. Schulungen von Tavirqixai Digital sind praxisorientiert und auf den Kenntnisstand der Teilnehmenden abgestimmt.
Schulungsthemen umfassen die grundlegende Bedienung der Software, die Pflege von Mitgliederdaten, die Abwicklung von Beitragseinzügen, die Erstellung von Auswertungen und die laufende DSGVO-Compliance. Schulungen finden vor Ort in Frankfurt oder per Videokonferenz statt.
Jede Schulung wird mit einer schriftlichen Kurzanleitung begleitet, die als Nachschlagewerk für den Verein dient. Eine Nachbetreuungsphase von vier Wochen ist im Standardpaket enthalten.
Ein Erstgespräch klärt, welche Bereiche relevant sind und wie ein Projekt strukturiert werden kann.
Erstgespräch kostenfrei. Antwort innerhalb von zwei Werktagen.